Die Welt der Prozessbeschreibungen: Ein Leitfaden für Einsteiger und Profis

In der heutigen Zeit, in der Agilität und Schnelligkeit eine Rolle spielen, könnte man meinen, dass Prozessbeschreibungen veraltet sind. Aber das Gegenteil ist der Fall! Prozessbeschreibungen sind der Kompass in der dynamischen Welt des Business. In diesem Blogbeitrag zeige ich Dir, welche Möglichkeiten es gibt, Prozesse so zu beschreiben, dass jeder im Team mitkommt – egal ob Anfänger oder alter Hase im Projektmanagement.

Die Notwendigkeit der Prozessbeschreibung

Gehen wir einen Schritt zurück und fragen uns: „Wofür brauchen wir eigentlich Prozessbeschreibungen?“ Kurz gesagt, sie sind essentiell für die Einarbeitung neuer Kollegen, für die Standardisierung von Abläufen, für die Digitalisierung und natürlich für die Optimierung von Prozessen. Aber wie verpacken wir diese Informationen am besten?

Prozessbeschreibungen sind wie Rezepte in einem Kochbuch 📖. Sie helfen uns zu verstehen, was wir tun müssen, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Egal ob du neu im Team bist, ein altgedienter Mitarbeiter oder ein externer Partner, klare Prozessbeschreibungen sorgen dafür, dass jeder weiß, was zu tun ist.

Grafische Darstellung mit Notation: Die Landkarte der Prozesse

Stell Dir vor, Du hast eine Landkarte, die Dir genau zeigt, wo Du langgehen musst – das ist, was eine grafische Darstellung mit Notation im Grunde ist. Besonders bekannt und weit verbreitet ist die BPMN (Business Process Model and Notation), die mit ihrer 2.0-Version international Standards gesetzt hat.

BPMN: Das visuelle Alphabet der Prozesse

Die BPMN ermöglicht es uns, selbst komplexe Prozesse detailliert darzustellen. Es ist, als hätten wir ein Alphabet für Prozesse, das international verstanden wird – und das ist Gold wert, besonders wenn es um Digitalisierungsprojekte geht.

Grafische Darstellung ohne Notation: Das große Bild sehen

Manchmal braucht es keine detaillierte Notation. Ein einfaches Bild, eine Skizze oder ein Graphic Recording kann ausreichen, um den Überblick zu behalten. Diese Art der Darstellung ist besonders nützlich, um auf Konferenzen schnell ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.

Tabellarische Darstellung: Ordnung auf einen Blick

Eine weitere Möglichkeit, Prozesse zu beschreiben, ist die tabellarische Darstellung. Diese Methode ist besonders geeignet, um Prozesse zu erfassen und den Beteiligten eine klare Struktur vorzugeben. Ein Excel-Sheet kann hierbei Wunder wirken und hilft später bei der Visualisierung.

Textliche Darstellung: Das Skript des Ablaufs

Nicht zu unterschätzen ist die textliche Darstellung, oft in Form von Arbeitsanweisungen. Diese Art der Prozessbeschreibung geht ins Detail und regelt, wie genau etwas ausgeführt werden soll. Sie kann sowohl sehr detailliert als auch eher grob sein – je nach Bedarf.

Checklisten: Der praktische Prozess-Helper

Zu guter Letzt: Checklisten. Sie sind eine unkomplizierte und effektive Art, sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte durchgeführt werden. Stelle Dir vor, Du hast eine To-Do-Liste, die Dir hilft, nichts zu vergessen – genau das ist eine Checkliste im Kontext der Prozessbeschreibung.

🚀 Prozessbeschreibungen in der Praxis

Lass uns einige konkrete Beispiele betrachten, wie verschiedene Prozessbeschreibungen im echten Leben aussehen könnten:

• Ein BPMN-Diagramm, das den Workflow für die Bestellung eines Produkts darstellt – vom Klick auf den Kaufbutton bis zur Lieferung.
• Ein Flussdiagramm, das zeigt, wie Ideen durch einen kreativen Workshop fließen.
• Eine Tabelle mit den Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds in einem Projekt.
• Detaillierte Arbeitsanweisungen für die Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes im Büro.
• Eine Checkliste für die täglichen Aufgaben in einem Restaurant.

📌 Mein persönlicher Rat

Als jemand, der sich intensiv mit Prozessbeschreibungen beschäftigt hat, möchte ich dir einen Rat mit auf den Weg geben: Denke immer daran, dass die beste Prozessbeschreibung die ist, die tatsächlich genutzt wird. Es geht nicht darum, das komplexeste oder detaillierteste Dokument zu erstellen, sondern darum, etwas zu schaffen, das für die Menschen, die es verwenden, Sinn macht und hilfreich ist.

💡 Schlussgedanken

Jetzt hast du einen Überblick darüber, was Prozessbeschreibungen leisten können und warum sie so wichtig sind. Sie sind das unsichtbare Skelett, das Unternehmen zusammenhält und dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft.

Bevor wir uns verabschieden, möchte ich dich ermutigen: Schau dir die Prozesse in deinem eigenen Arbeitsumfeld an. Welche Art von Prozessbeschreibung wäre hilfreich? Vielleicht gibt es Bereiche, die verbessert werden könnten, oder neue Prozesse, die dokumentiert werden müssen.

Denke immer daran: Prozessbeschreibungen sind nicht nur Dokumente – sie sind Werkzeuge zur Schaffung von Klarheit, Effizienz und Erfolg.

Also ran an die Prozesse, und mach das Beste daraus! Wenn du Fragen hast oder Hilfe benötigst, zögere nicht, mich zu kontaktieren. Zusammen können wir sicherstellen, dass deine Prozesse glänzen! ✨